Beurteilen Sie mit dem Ampelsystem der PHBern, welche Daten wie im Schulkontext genutzt, gespeichert oder geteilt werden dürfen und erstellen Sie mit dem Ampelflyer ein passendes Merkblatt für Ihre Schule.
Das Ampelsystem unterstützt Schulen dabei, Daten im Schulalltag einzuordnen und geeignete digitale Dienste auszuwählen. Es zeigt auf einen Blick, welchen Schutzbedarf Daten haben und welche Anforderungen bei ihrer Bearbeitung zu beachten sind:
🟢 Grün steht für Daten ohne Personenangaben, 🟡 Gelb für Personendaten und 🔴 Rot für besonders schützenswerte Personendaten. Je nach Ampelfarbe sind entsprechend geeignete und von der Schule oder dem Schulträger freigegebene digitale Dienste zu verwenden.
Bitte beachten: Das Ampelsystem beurteilt den Datenschutz. Weitere rechtliche oder schulinterne Vorgaben, etwa zu Urheberrecht, Vertraulichkeit oder zulässigen Anwendungen, sind zusätzlich zu beachten.
Ampelflyer für Ihre Schule
Mit dem Ampelflyer-Generator der PHBern können Sie festlegen, welche digitalen Dienste an Ihrer Schule für grüne, gelbe und rote Daten verwendet werden dürfen. Daraus entsteht ein auf Ihre Schule abgestimmtes Merkblatt für Mitarbeitende.
Personenangaben
Im Schulalltag werden laufend Angaben zu Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrpersonen oder weiteren Personen bearbeitet, zum Beispiel Namen, Kontaktdaten, Beurteilungen oder Angaben zur Gesundheit. Je nach Art der Daten gelten unterschiedliche Anforderungen an deren Speicherung, Übermittlung und Bearbeitung mit digitalen Diensten. Ob dafür ein digitaler Dienst verwendet werden darf, hängt davon ab, ob es sich um keine Personendaten, Personendaten oder besonders schützenswerte Personendaten handelt.
🟢 Adresse der Schule mit Kontaktdaten
Klassenlehrer 9ac
Max Muster
Schulhaus Muster
Musterstrasse 40
3000 Bern
[email protected]
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Werden Personendaten im Internet veröffentlicht, ist vorgängig zu prüfen, ob für die betroffenen Personen besondere Risiken bestehen, welche das öffentliche Interesse an der Publikation überwiegen. In diesem Fall ist auf die Veröffentlichung zu verzichten. Zudem ist festzulegen, wann die Personendaten wieder aus dem Internet entfernt werden. Massgebend sind insbesondere Art. 15b des Gesetzes über die Information und die Medienförderung (IMG) sowie Art. 2 und 3 der Verordnung über die Information und die Medienförderung (IMV) .
Technische Lösungen
- Schulwebseite
- Klassenwebseite
- Portfolio von Schüler:innen
🟡 Private Adresse mit Kontaktdaten
Klassenlehrer 9ac
Max Muster
Musterstrasse 5a
3000 Bern
Mobile: 079 123 45 67
[email protected]
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Werden Personendaten auf einer Schulwebseite, Klassenwebseite oder in einem Portfolio veröffentlicht, ist vorgängig zu prüfen, ob die Veröffentlichung durch den Informationsauftrag der Schule bzw. der zuständigen Behörde gedeckt ist und ob überwiegende private Interessen entgegenstehen. Bei zusätzlichen oder freiwilligen Veröffentlichungen ist die Einwilligung der betroffenen Person beziehungsweise, soweit erforderlich, der Erziehungsberechtigten einzuholen. Bei urteilsfähigen Kindern und Jugendlichen ist deren eigener Wille zu berücksichtigen. Massgebend sind insbesondere Art. 15b des Gesetzes über die Information und die Medienförderung (IMG) sowie Art. 2 und 3 der Verordnung über die Information und die Medienförderung (IMV) .
Technische Lösungen
- Dropbox
- Google Drive
- OneDrive
- iCloud
- E-Maildienste
🔴 Private Adresse mit schützenswerten Personendaten
Klassenlehrer 9ac
Max Muster
Musterstrasse 5a
3000 Bern
Mobile: 079 123 45 67
[email protected]
reformiert
In ärztlicher Behandlung, Diagnose: Asthma
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Besonders schützenswerte Personendaten dürfen nicht unverschlüsselt per E-Mail übermittelt werden. Dies gilt auch für den Versand innerhalb einer Organisation, sofern nicht durch die eingesetzte technische Lösung ein dem Schutzbedarf angemessener Schutz der Daten gewährleistet ist. Für die Bearbeitung und Übermittlung besonders schützenswerter Personendaten sind geeignete technische und organisatorische Massnahmen erforderlich. Bei der Einführung oder wesentlichen Änderung entsprechender digitaler Lösungen sind zudem der Schutzbedarf und die Risiken der Datenbearbeitung vorgängig zu beurteilen.
Weitere Informationen Datenschutzbehörde des Kantons Bern: Grundsätze und Datensicherheit sowie To-dos bei der Einführung neuer Software .
Technische Lösungen
- interne Dateiablage
- clientseitige verschlüsselte Daten in Public-Clouds oder Schuladministrationssoftware mit Gerichtsstand CH und Serverstandort EU (z.B. Tresorit)
- Für E-Mail z.B. Protonmail
Künstliche Intelligenz
Generative KI verarbeitet die Informationen, die ihr über Prompts, Dateien, Bilder oder andere Eingaben zur Verfügung gestellt werden. Deshalb gelten auch bei KI die Grundsätze des Ampelsystems. Ordnen Sie zuerst die verwendeten Daten einer Ampelfarbe zu und prüfen Sie anschliessend, ob der verwendete KI-Dienst für diese Datenkategorie freigegeben ist.
🟢 KI-Nutzung ohne Personendaten
Beispiel:
«Erstelle fünf Aufgaben zum Thema Wasserkreislauf für eine 5. Klasse.»
Die Eingabe enthält keine Angaben zu bestimmten oder bestimmbaren Personen. Solche Inhalte können mit den von der Schule zugelassenen KI-Diensten bearbeitet werden.
Auch bei grünen Inhalten ist darauf zu achten, dass nicht durch zusätzliche Angaben, hochgeladene Dokumente oder den Gesprächsverlauf unbeabsichtigt ein Personenbezug entsteht.
Technische Lösungen
- von der Schule zugelassene KI-Dienste
- öffentliche KI-Dienste ohne Eingabe von Personendaten
🟡 KI-Nutzung mit Personendaten
Beispiel:
«Formuliere folgende Rückmeldung an Max Muster verständlicher: Max beteiligt sich regelmässig am Unterricht und erledigt seine Aufträge zuverlässig.»
Die Eingabe enthält Angaben über eine bestimmte Person. Personendaten dürfen nur mit KI-Diensten bearbeitet werden, deren Einsatz durch die Schule bzw. den Schulträger für diese Datenkategorie geprüft und freigegeben wurde.
Bei externen KI-Diensten ist insbesondere zu klären, unter welchen Bedingungen die Daten verarbeitet werden, ob sie für andere Zwecke weiterverwendet werden und welche vertraglichen und technischen Schutzmassnahmen bestehen.
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Das kantonale Datenschutzgesetz (KDSG) gilt auch, wenn eine Schule Personendaten durch einen externen Dienst bearbeiten lässt. Die verantwortliche Stelle bleibt für den Datenschutz und die Datensicherheit verantwortlich. Bei der Nutzung eines KI-Dienstes mit Personendaten ist deshalb zu prüfen, ob die rechtlichen, vertraglichen und technischen Voraussetzungen für die Bearbeitung erfüllt sind. Weitere Informationen bietet die Datenschutzbehörde des Kantons Bern zur KDSG-Revision .
Technische Lösungen
- KI-Dienste, die von der Schule bzw. dem Schulträger für die Bearbeitung von Personendaten freigegeben wurden
- institutionell bereitgestellte KI-Dienste mit vertraglich geregelter Datenbearbeitung
🔴 KI-Nutzung mit besonders schützenswerten Personendaten
Beispiel:
«Fasse den Förderbericht von Max Muster zusammen. Bei ihm wurde eine Aufmerksamkeitsdefizit-/Hyperaktivitätsstörung diagnostiziert und er wird schulpsychologisch begleitet.»
Die Eingabe enthält besonders schützenswerte Personendaten. Dazu gehören beispielsweise Angaben über die Gesundheit, die Intimsphäre, Massnahmen der sozialen Hilfe oder des Kindes- und Erwachsenenschutzes sowie weitere im kantonalen Datenschutzgesetz besonders geschützte Daten.
Solche Informationen dürfen nicht in allgemein zugängliche oder nicht ausdrücklich dafür freigegebene KI-Dienste eingegeben werden. Eine Bearbeitung mit KI kommt nur infrage, wenn der verwendete Dienst ausdrücklich für besonders schützenswerte Personendaten vorgesehen und die Bearbeitung rechtlich, organisatorisch und technisch abgesichert ist.
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Für besonders schützenswerte Personendaten nach KDSG gelten erhöhte Anforderungen an die Zulässigkeit und Sicherheit der Datenbearbeitung. Vor dem Einsatz eines KI-Dienstes muss daher geklärt sein, ob diese Daten überhaupt mit dem Dienst bearbeitet werden dürfen und ob die notwendigen Schutzmassnahmen erfüllt sind. Im Zweifelsfall sind besonders schützenswerte Personendaten nicht in den KI-Dienst einzugeben. Weitere Hinweise zur Prüfung neuer digitaler Lösungen finden sich bei der Datenschutzbehörde des Kantons Bern unter To-dos bei Einführung neuer Software .
Technische Lösungen
- ausschliesslich Dienste, die ausdrücklich für die Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten freigegeben sind
🟡 Aufsatz mit Personenangaben
Beispiel:
Aufsatz von Nina, 4b
"Der Advent ist die schönste Zeit im Winter. Drei Wochen vor Weihnachten stellt unsere Lehrerin Frau Meier die Krippe im Klassenzimmer auf und ich, Fabian und Sandra dürfen ihr dabei helfen."
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Für E-Mail und Cloud-Dienste betreffend Vertraulichkeit in Ordnung, da es sich um 'normale' Personendaten handelt. Eventuell ist eine Vorabkontrolle der technischen Lösung erforderlich (Art. 17a KDSG). Bei Verwendung für die Schulwebseite, Klassenwebseite oder Portfolios gilt für jeden konkreten Anwendungsfall die Einwilligung der Erziehungsberechtigten oder der betroffenen Personen (ab Urteilsfähigkeit).
Technische Lösungen
- Dropbox
- Google Drive
- OneDrive
- iCloud
- E-Maildienste
🔴 Aufsatz mit Personenangaben und schützenswerten Personendaten
Beispiel:
Aufsatz von Nina, 4b, Musterschulhaus in Bern
"Der Advent ist die schönste Zeit im Winter. Drei Wochen vor Weihnachten stellt unsere Lehrerin Frau Meier die Krippe im Klassenzimmer auf. Ich, Fabian und Sandra durften ihr dabei helfen... Leider ist jetzt Frau Meier krank geworden und musste wegen Krebs ins Spital. Wir wissen nicht, ob Frau Meier nach den Weihnachtsferien wieder kommt."
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Arbeiten von Schülerinnen und Schülern können besonders schützenswerte Personendaten enthalten, beispielsweise Angaben zur Gesundheit, zur persönlichen oder familiären Situation oder zu weiteren geschützten Lebensbereichen. Solche Daten erfordern einen erhöhten Schutz und dürfen nur mit digitalen Diensten bearbeitet oder gespeichert werden, die für besonders schützenswerte Personendaten geeignet und entsprechend abgesichert sind.
Bei der Einführung oder wesentlichen Änderung einer digitalen Lösung ist der Schutzbedarf der bearbeiteten Daten vorgängig zu beurteilen. Werden besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet, ist grundsätzlich von einem hohen Risiko für die betroffenen Personen auszugehen. In diesem Fall sind die Risiken und die erforderlichen technischen und organisatorischen Schutzmassnahmen in einem ISDS-Konzept zu dokumentieren. Betrifft die geplante Datenbearbeitung über ihre gesamte Laufzeit mehr als 1000 Personen und besteht ohne die vorgesehenen Schutzmassnahmen ein hohes Risiko, ist das Vorhaben vor der Inbetriebnahme der zuständigen Datenschutzbehörde zur Vorabkontrolle zu unterbreiten.
Weitere Informationen der Datenschutzaufsichtsstelle Kanton Bern: To-dos bei Einführung neuer Software sowie Vorabkontrolle: Pflichtberatung für Ihr Projekt .
Technische Lösungen
- interne Dateiablage
- clientseitige verschlüsselte Daten in Public-Clouds oder Schuladministrationssoftware mit Gerichtsstand CH und Serverstandort EU (z.B. Tresorit)
- Für E-Mail z.B. Protonmail
🟡 Foto - Personen erkennbar
Beispiel:
Klasse 5c
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Bei Verwendung für die Schulwebseite, Klassenwebseite oder Portfolios gilt für jeden konkreten Anwendungsfall die Einwilligung der Erziehungsberechtigten oder der betroffenen Personen (ab Urteilsfähigkeit).
Technische Lösungen
- Dropbox
- Google Drive
- OneDrive
- iCloud
- E-Maildienste
🔴 Foto - Personen verknüpft mit Personendaten
Beispiel:
Klassenlehrer 9ac
Max Muster
Musterstrasse 5a
3000 Bern
Mobile: 079 123 45 67
[email protected]
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Fotos können besonders schützenswerte Personendaten enthalten oder solche Informationen in Verbindung mit weiteren Angaben erkennbar machen. In diesem Fall gelten erhöhte Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Die Bilder dürfen nur mit digitalen Diensten gespeichert, übermittelt oder bearbeitet werden, die für besonders schützenswerte Personendaten geeignet und entsprechend abgesichert sind.
Besonders schützenswerte Personendaten dürfen nicht unverschlüsselt per E-Mail übermittelt werden. Bei der Einführung oder wesentlichen Änderung einer digitalen Lösung ist zudem der Schutzbedarf vorgängig zu analysieren. Werden besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet, ist grundsätzlich von einem hohen Risiko für die betroffenen Personen auszugehen. Je nach Umfang und Ausgestaltung der Datenbearbeitung sind weitere Massnahmen erforderlich, beispielsweise ein ISDS-Konzept oder eine Vorabkontrolle durch die zuständige Datenschutzbehörde.
Weitere Informationen der Datenschutzbehörde Kanton Bern: Die sechs Grundsätze sowie To-dos bei Einführung neuer Software .
Technische Lösungen
- interne Dateiablage
- clientseitige verschlüsselte Daten in Public-Clouds oder Schuladministrationssoftware mit Gerichtsstand CH und Serverstandort EU (z.B. Tresorit)
- Für E-Mail z.B. Protonmail
🔴 Notenverzeichnis mit schützenswerten Personendaten
Beispiel:
| F | M | D | Absenzen | |
| Max Muster | 4 | 5 | 4 | 7 |
| Anna Muster | 5 | 4 | 5 | 84 |
Datenschutzrechtliche Einordnung für den Kanton Bern
Noten und Beurteilungen sind besonders schützenswerte Personendaten und erfordern einen erhöhten Schutz. Sie dürfen nur mit digitalen Diensten gespeichert, übermittelt oder bearbeitet werden, die für diese Datenkategorie geeignet und entsprechend abgesichert sind.
Bei der Einführung oder wesentlichen Änderung einer digitalen Lösung ist der Schutzbedarf vorgängig zu beurteilen. Werden besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet, ist grundsätzlich von einem hohen Risiko für die betroffenen Personen auszugehen. Je nach Umfang und Ausgestaltung der Datenbearbeitung sind zusätzliche technische und organisatorische Massnahmen, ein ISDS-Konzept oder eine Vorabkontrolle durch die zuständige Datenschutzbehörde erforderlich.
Weitere Informationen der Datenschutzbehörde Kanton Bern: To-dos bei Einführung neuer Software .
Technische Lösungen
- Beurteilungsapplikation des Kantons Bern
- interne Dateiablage
- clientseitige verschlüsselte Daten in Public-Clouds oder Schuladministrationssoftware mit Gerichtsstand CH und Serverstandort EU (z.B. Tresorit)
- Für E-Mail z.B. Protonmail
Das Ampelsystem für Ihre Schule konkretisieren
Mit dem Ampelflyer der PHBern können Schulen festlegen, welche digitalen Dienste für die verschiedenen Datenkategorien eingesetzt werden dürfen. Die Auswahl lässt sich an die eigenen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen anpassen und als Merkblatt für Mitarbeitende ausgeben. So unterstützt der Ampelflyer Mitarbeitende der Schule und der Tagesbetreuung beim datenschutzkonformen Umgang mit Daten und schafft Klarheit darüber, welche digitalen Dienste für grüne, gelbe und rote Daten verwendet werden dürfen.